El cuadro de control de mi empresa

06-06-2009
 

En este post voy ha explicar el cuadro de control que utilizo para Lostsys, que es una pequeña empresa que se dedica a los servicios relacionados con la Ingeniería Informática (Consultoría, Desarrollo y implementación de sistemas y formación). Este modelo es fácilmente adaptable a profesionales independientes y pymes de todo tipo ( Explotaciones, Comercio, Producciones, etc. ).

Ahora mismo el sistema esta implementado a través de hojas de OpenOffice, aunque con el tiempo tengo previsto implementarlo sobre alguna base de datos y un lenguaje de programación tipo Java o PHP como Webservice. De esta manera obtendría un sistema mucho mas integrable, seguro, usable y con mayores y mejores reports.

Facturación

El cuadro de control dispone de un listado de facturas emitidas desglosando: Fecha, Cliente, Bruto, IRPF, IVA, total Neto, Total Pagado, Gasto directo generado por el servicio.

Gestión de cobros (CashFlow)

La gestión de cobros se compone de una relación de pagos hechos y previstos(facturados y no facturados). Este apartado va ligado a la facturación.

Este apartado es especialmente importante en estos tiempos donde es complicado encontrar líquido. También es importante porque hay que tener siempre bien claro de que líquido disponemos en cada momento o podemos llegar a situaciones como trabajar mucho y no poder pagar los gastos, que se nos disparen los gastos bancarios(créditos, penalizaciones, etc.) o morir de éxito.

Presupuesto del año

Tabla de gastos previstos durante el año desglosados por mes y cuenta (Compras, Suministros[Internet, teléfono, móvil, etc.], desplazamientos[Vehículo, seguros, tren, metro, etc.], dietas, etc. ). Esta tabla esta formada por los meses como columnas y las cuentas como filas y se muestran totales por meses y cuentas.

Este apartado va estrechamente con el apartado de gastos. Cada valor se compara con el total gastado real por mes y cuenta, de esta manera se ve fácilmente la desviación entre el gasto presupuestado y la realidad.

Un dato muy importante del presupuesto es que nos marca el punto muerto, punto en que la empresa empieza a dar beneficios.

Gastos

Listado de facturas recibidas desglosadas por proveedor y cuenta(Presupuesto).

Gestión de pagos

Lo mismo que la gestión de cobros pero con gastos.

modelo de gestión

Reports

Los reports pueden estar en formato tabla(detalle) o gráfica (Poco detalle pero muy visual y fácil de comparar datos). Mas o menos son los siguientes:

-Facturación bruta por meses y total anual, comparándola con cada año. (gráfico y tabla)
-Facturación bruta por trimestre y total anual, comparándola por año. (gráfico y tabla)
-Gastos brutos por meses y total anual, comparándola con cada año. (gráfico y tabla)
-Gastos brutos por trimestre y total anual, comparándola por año. (gráfico y tabla)
-Beneficios brutos por meses y total anual, comparándola con cada año. (gráfico y tabla)
-Beneficios brutos por trimestre y total anual, comparándola por año. (gráfico y tabla)
-Total facturado – total presupuestado (Cuanto queda para al punto muerto?¿).
-(Cashflow) líquido por meses (cobrado-pagado) con acumulado.
-Cobros pendientes (desglosado por cliente o sin desglosar).
-Estadística de facturación por cliente y beneficio por cliente.

Estos son los que yo mas uso por la morfología de lostsys, a otro tipo de empresas les interesarán mas o menos reports.

Ratios

Los principales ratios que me miro son los siguientes:

-Beneficio / Gasto. (Rendibilidad)
-Facturación / Facturas.
-Gasto / Clientes.

Mejoras

Integrar la gestión de proyectos para poder sacar información a nivel de proyecto (Productividad, Horas de trabajo, etc.).

Llevar un presupuesto de cobros previstos durante el año. (Previsión de cobros)

Llevar una valoración del trabajo no cobrado (Networking, promoción, etc.)

Comments

7 Responses to “El cuadro de control de mi empresa”
  1. Jordi Bufí says:

    Podrías compartir el excel vacío de datos :)

  2. Albert says:

    ok, dame algo de tiempo

  3. Jordi Catà says:

    muchas gracias por compartir esta información, a más de uno le vendrá muy bien :-)

    saludos

  4. Fernando says:

    hola disculpa me podrias pasar tu archivo, con datos basios para darme una idea, muchas gracias.

  5. paola says:

    Buenas Tardes! tambien estoy interesada en tus archivos vacios … mil gracias

  6. Benito Conde says:

    Hola, estoy muy interesado en tus tablas vacias,te agradecería me las enviaras.
    Un saludo

  7. Fernando says:

    Hola, seria posible que me enviaras las tablas vacías, me vendría muy bien. gracias

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