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Como elegir la herramienta para crear y compartir tus dashboards y reports

17-07-2020
Dashboards y reports

Dashboards y reports

Los datos en las empresas son cada vez mas valiosos a la hora de gestionar, monitorizar o hacer crecer las empresas y se pide que circulen con agilidad. Atención! Porque circular con agilidad no implica circular sin control y sin seguridad. Hoy vamos a ver que alternativas tenemos para generar esos valiosos dashboards y reports, pero sobretodo, como vamos a ‘compartir’ esos activos(Porque si la información no circula no sirve para nada).

Vamos a intentar analizar las distintas alternativas poniéndonos en la perspectiva de diferentes actores ya que no es lo mismo trabajar externamente(Como un consultor o una agencia) o internamente(Como un asistente, una jefe de departamento o una secretaria).

También tendremos en cuenta otros factores que mucha gente no tiene en cuenta como la seguridad ya que tenemos que asegurarnos que la información correcta llegue a la gente correcta pero no podemos permitirnos ‘fugas’.

Hojas de cálculo

La solución mas antigua y simple(En el buen sentido, la simplicidad es poder!) para generar reports y dashboards son las hojas de cálculo. Microsoft Excel o LibreOffice Math llevan muchos años entre nosotros y se han posicionado como estandard de facto para analizar datos y es un lenguaje bien conocido por directivos y mandos intermedios.

En los últimos años ha aparecido la versión SaaS de las hojas de cálculo como Google Sheets con las mismas funcionalidades y además se pueden compartir con permisos de lectura y escritura por usuario(O por persona que reciba un link). También disponen de plugins para importación de datos, etc.

Los principales ‘contras’ de usar esta tecnología es que la integración con datos externos y, sobretodo, el trabajar con gran cantidad de datos distribuidos no es uno de sus fuertes. Además, han habido casos graves relacionado con la integridad de los datos, ya que cualquiera puede poner mal una celda calculada(O que deje de ser calculada por error) y tener problemas.

Aún así, se trata de una alternativa a tener muy en cuenta por su facilidad de adopción(Sobretodo si eres un proveedor externo y necesitas que el cliente adopte tu solución rápido).

Soluciones SaaS

Las soluciones SaaS han proliferado rápido en los últimos años sobretodo por su fácil puesta en marcha y que acostumbran a tener gran cantidad de integraciones de salida. Quizá por su costo funcionalidades una de las mas usadas es Google Data Studio pero si buscáis en en buscador de la misma marca(Google) encontrareis millones de alternativas.

Como todas las soluciones SaaS tienen gran facilidad para ‘compartir’ los datos con seguridad(Lo habitual es que puedas compartir los datos como públicos, accesible a cualquiera que obtenga un link o con permisos de lectura y escritura a usuarios determinados).

Los principales contras de estas soluciones son la necesidad de aprender a usar la solución(No todas tienen una UX exquisita y no todos los jefes/clientes están dispuestos a aprender una interfaz nueva) y sobretodo los problemas para acceder a datos internos de la empresa(ERPs, CRMs o bases de datos internas).

Soluciones instaladas

Estas soluciones acostumbran a ser instaladas para uso interno, con lo que todo el personal debe hacer el esfuerzo de aprender a usarlas(O por lo menos, consultarlas). No son soluciones que acostumbren a usarlas agencias o consultores externos(Excepto si su trabajo consiste en ponerlas en marcha para el cliente). Tampoco acostumbran a tener el problema del acceso a los datos internos de la empresa(De hecho, ya son un software interno).

Las hay a las que se accede a través de un software instalado en la máquina o través de un servicio web y acostumbran a tener bien solucionado el tema de compartir de los datos.

El principal escollo de usar soluciones instaladas para este tipo de trabajo es el trabajo de instalación y mantenimiento del software(Mas el costo de licencias).

También hay gran cantidad de soluciones en este sentido como Qlikview, Tableau o la solución Open Source por excelencia Pentaho.

Desarrollos propios

El principal escollo de los desarrollos propios es que debes desarrollarlo todo tu mismo(O quien te lo haga). Hoy en día hay gran cantidad de librerías, frameworks y soluciones para hacer esto mucho mas llevadero.

A cambio de este escollo, todo lo demás puede adaptarse a tus necesidades y, por lo tanto, no tienes problemas para compartir, acceso a datos, etc.

Es una solución muy utilizada en productos o para embedir datos dentro de intranets, backends, etc. Tened en cuenta que los datos son la mejor manera de alinear a toda la empresa, yo he llegado a ver reports de ventas en un ascensor(Si! Un ascensor!).

Si te ha servido, por favor comparte
 

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